PAYROLL ROBOT

Projekte

PROJEkte

die Projekte, die wir mit KI-gestützter Lohnabrechnungsautomatisierung abgeschlossen haben

Der endgültige Einfluss aller Projekte

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  1. Payroll Processing Time Reduktion: 50-90% branchenübergreifend.
  2. Fehler & Fraud Prävention: Einsparungen von bis zu sechsstelligen Beträgen pro Unternehmen über 10 Jahre hinweg
  3. HR & Payroll Arbeitsbelastung Reduktion: 60-80% der Ressourcen werden für strategische Aufgaben freigesetzt
  4. KI-Skalierbarkeit: Anpassungsfähigkeit an schwankende Mitarbeiterzahlen und sich ändernde Compliance-Anforderungen.

Jede dieser Fallstudien verdeutlicht die einzigartigen, KI-gesteuerten Strategien zur Transformation der Gehaltsabrechnung und zeigt, wie Payroll Robot AI in verschiedenen Branchen erheblichen, langfristigen Mehrwert schafft. Ein echter Gewinn für moderne, wachstumsorientierte Unternehmen!

Projekt 1 - Fertigungsindustrie – Einhaltung der Lohnabrechnungsvorschriften und Betrugsprävention

Kunde: Ein multinationales Unternehmen in der Automobilzulieferindustrie mit über 5.000 Mitarbeitern in sechs Ländern.

Die Herausforderung des Projekts

Das Unternehmen hatte mit einer Reihe von Problemen zu kämpfen, die aus dezentralen Gehaltsabrechnungsprozessen resultierten. Jedes Standort führte die Gehaltsabrechnung unabhängig durch, was zu folgenden Herausforderungen führte:

  1. Fehlberechnungen bei Überstunden: Inkonsistente Zeitverfolgung führte häufig zu falschen Berechnungen von Überstundenvergütungen.
  2. Vorfälle von Gehaltsbetrug: Fälle von falschen Überstundenansprüchen und sogenannten “Geistermitarbeitern” beeinträchtigten die Transparenz und Sicherheit.
  3. Verzögerungen bei Steuer- und Sozialversicherungsmeldungen: Diese führten zu finanziellen Strafzahlungen und einer Beeinträchtigung der Compliance.

Projektmanagement & KI-basierte Lösung:

Das Projektteam begann mit einer umfassenden Prüfung der Gehaltsabrechnungsprozesse an jedem Standort. Die wichtigsten Schritte umfassten:

  1. KI-gesteuerte Payroll-Konsolidierung: Ein zentrales Gehaltsabrechnungssystem mit KI wurde eingeführt, das HR-, Finanz- und Zeiterfassungssysteme integrierte. Das System erkannte automatisch Betrugsmuster, wie doppelte Zahlungen oder nicht autorisierte Boni.
  2. Echtzeit-Compliance-Überwachung: Die KI überwachte arbeitsrechtliche Vorschriften, Steueränderungen und Sozialversicherungsbeiträge in allen sechs Ländern. Automatische Updates von Steuersätzen stellten rechtzeitige und korrekte Gehaltsabzüge sicher.
  3. Biometrische & KI-gestützte Anwesenheitserfassung: Gesichtserkennung und KI-gestützte Zeiterfassung ersetzten manuelle Zeiterfassungen. Dadurch wurden Buddy Punching und Zeitdiebstahl eliminiert, was die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung verbesserte.
  4. Diese Massnahmen führten zu einer signifikanten Optimierung der Gehaltsabrechnungsprozesse und einer Steigerung der Effizienz sowie Compliance.

Das Ergebnis des Projekts

  • Reduzierung der Bearbeitungszeit: Die Bearbeitungszeit für Gehaltsabrechnungen wurde von 6 Tagen auf 1 Tag pro Zahlungszyklus verkürzt.

  • Betrugsprävention: Betrugsvorfälle gingen um 80 % zurück, was jährliche Einsparungen im sechsstelligen Bereich ermöglichte.

  • Steuerliche Vorteile: Steuerstrafen wurden vollständig eliminiert, wodurch jährlich fünfstellige Beträge eingespart wurden.

  • Langfristige Einsparungen: Über 10 Jahre hinweg erzielte das Unternehmen Einsparungen in Millionenhöhe durch Betrugsprävention, Steuer-Compliance und Effizienzsteigerung bei der Gehaltsabrechnung.

Ein äusserst erfolgreiches Projekt, das Effizienz, Genauigkeit und Kosteneinsparungen maßgeblich vorangebracht hat!

Kunde: Ein führendes Versicherungsunternehmen mit 3.500 Mitarbeitern in Europa und den USA

Die Herausforderung des Projekts

Das Unternehmen hatte Schwierigkeiten, die grosse Menge an mit der Gehaltsabrechnung verbundenen Mitarbeiteranfragen zu bewältigen. Zu den Hauptproblemen gehörten:

  1. Falsche Gehaltszahlungen: Variable Vergütungsmodelle führten zu inkorrekten Berechnungen und Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern.
  2. Verzögerungen bei Kostenerstattungen und Steueranpassungen: Dies führte zu Frustration und einem Rückgang des Vertrauens in die Effizienz der internen Prozesse.
  3. Hohe Arbeitsbelastung des HR-Teams: 80 % der Anfragen waren repetitiv und betrafen Themen wie Gehaltsabrechnungen, Steuerformulare und Leistungen, was wertvolle Zeit für strategische Aufgaben blockierte.

Projektmanagement & KI-basierte Lösung:

Die Lösung konzentrierte sich darauf, Anfragen zur Gehaltsabrechnung zu automatisieren und die Effizienz des HR-Teams zu verbessern:

  1. Einführung von Payroll-Chatbot und Callcenter-Agent: Ein KI-gesteuerter Chatbot und Sprachassistent bearbeitete 80 % der Anfragen zur Gehaltsabrechnung (Gehaltsabrechnungen, Steuerdokumente, Leistungen). Integration mit WhatsApp, Slack und E-Mail für Unterstützung über mehrere Kanäle.
  2. Payroll-Self-Service-Portal: Mitarbeiter konnten in Echtzeit auf Gehaltsabrechnungsdaten zugreifen, ohne HR-intervention. Die KI berechnete und bearbeitete Erstattungen automatisch innerhalb weniger Minuten.
  3. Prädiktive Problemlösung: Die KI erkannte Diskrepanzen in der Gehaltsabrechnung bereits vor dem Zahltag und reduzierte Gehaltsbeschwerden um 90 %.

Das Ergebnis des Projekts

  • Reduktion von HR-Anfragen: Anfragen an die Personalabteilung sanken um 70 %, wodurch HR-Teams mehr Zeit für strategische Aufgaben hatten.
  • Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit: Die Zufriedenheit der Mitarbeiter stieg dank sofortiger Antworten um 50 %.
  • Verbesserung der Gehaltsgenauigkeit: Die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung wurde um 90 % gesteigert, was sechsstellige Überzahlungen pro Jahr verhinderte.
  • 10-Jahres-Einsparungen: Durch die Reduzierung der Arbeitslast in der HR-Abteilung und die Vermeidung von Gehaltsfehlern wurden über Millionen eingespart.

Ein beeindruckendes Ergebnis, das sowohl Effizienz als auch Zufriedenheit massgeblich gesteigert hat!

Kunde: Ein globaler Modehändler mit über 2.000 Mitarbeitern und hoher saisonaler Fluktuation

Die Herausforderung des Projekts

Die Gehaltsabrechnung war äusserst ineffizient und anfällig für Fehler aufgrund von:

  1. 30 % Fluktuation der Belegschaft in Spitzenzeiten: Die hohe Mitarbeiterfluktuation führte zu erhöhtem Verwaltungsaufwand und Inkonstanz in der Gehaltsabrechnung.
  2. Fehlberechnungen bei Überstunden: Manuelle Fehler in der Zeiterfassung verursachten Ungenauigkeiten bei Überstundenvergütungen.
  3. Verzögerte Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Die Einrichtung der Gehaltsabrechnung für neue Mitarbeiter dauerte bis zu 4 Wochen, was den Onboarding-Prozess erheblich verzögerte..

Projektmanagement & KI-basierte Lösung:

Das Projekt konzentrierte sich darauf, die Automatisierung der Gehaltsabrechnung für schwankende Mitarbeiterzahlen zu skalieren:

  1. KI-basierte Gehaltsabrechnung für variable Belegschaften: Die KI passte Vertragsarten, Arbeitszeiten und Überstundenregelungen für jeden Mitarbeiter automatisch an. Integration mit Zeiterfassungssoftware minimierte Fehler bei der manuellen Dateneingabe.
  2. KI-gesteuerte Personalplanung: Die KI analysierte historische Gehaltsdaten, um den Personalbedarf in Spitzenzeiten vorherzusagen. Vorab bearbeitete Anpassungen der Gehaltsabrechnung reduzierten Fehler in letzter Minute.
  3. Automatisiertes Onboarding-Gehaltsabrechnungssystem: Die KI ermöglichte eine sofortige Einrichtung der Gehaltsabrechnung für neue Mitarbeiter, wodurch Verzögerungen von 4 Wochen auf 48 Stunden reduziert wurden.

Diese innovative Lösung führte zu einer bemerkenswerten Optimierung der Prozesse und einer deutlichen Effizienzsteigerung.

Das Ergebnis des Projekts

  • Verbesserung der Gehaltsgenauigkeit: Die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung stieg um 90 %, wodurch fünfstellige Beträge jährlich durch die Vermeidung von Überzahlungen eingespart wurden.
  • Beschleunigtes Onboarding: Die Einrichtung der Gehaltsabrechnung für saisonale Arbeitskräfte wurde von 4 Wochen auf 2 Tage verkürzt.
  • Reduzierung der Verarbeitungskosten: Die Kosten für die Gehaltsabrechnung wurden um 40 % gesenkt, was jährliche Einsparungen im sechsstelligen Bereich ermöglichte.
  • Langfristige Einsparungen: Über einen Zeitraum von 10 Jahren wurden durch gesteigerte Effizienz und Kostenreduzierung Millionen eingespart.

Ein beeindruckendes Ergebnis, das die transformative Kraft von KI-Technologie in der Gehaltsabrechnung unterstreicht!

Kunde: Ein Krankenhausnetzwerk mit über 4.000 Mitarbeitern in drei Ländern

Die Herausforderung des Projekts

Das Gesundheitsnetzwerk stand vor erheblichen Compliance-Risiken und Herausforderungen bei der Abstimmung der Gehaltsabrechnung, darunter:

  1. Komplexe Gehaltsregelungen: Die Verwaltung von Nachtschichten, Überstunden und Gefahrenzulagen machte die Lohnabrechnung besonders anspruchsvoll.
  2. Häufige Steuerprüfungen: Lohnabrechnungsinkonsistenzen führten zu regelmäßigen Steuerprüfungen und erhöhter Unsicherheit.
  3. Manuelle Verzögerungen bei der Abstimmung: Die manuelle Bearbeitung führte zu Verzögerungen bei der Abstimmung und zu verspäteten Gehaltszahlungen.

Diese Herausforderungen unterstrichen die Notwendigkeit einer fortschrittlichen, automatisierten Lösung, die sowohl die Genauigkeit als auch die Effizienz der Lohnabrechnung verbessern konnte.

Projektmanagement & KI-basierte Lösung:

  1. KI-gestützte Gehaltsabrechnungskompetenz: Die KI passte die Gehaltsabrechnung in Echtzeit an Überstundengesetze, Gefahrenzulagen und arbeitsrechtliche Vorschriften an. Eingebaute Prüfprotokolle gewährleisteten 100 % Compliance.
  2. Automatisierte Abstimmung & Prognose: Die KI verglich Daten aus Gehaltsabrechnungs- und Finanzsystemen, um Diskrepanzen vor dem Zahltag zu erkennen. Predictive Analytics bot Gehaltskostenprognosen für die Budgetplanung.
  3. Optimierung der mehrwährungsfähigen Gehaltsabrechnung: Die KI verwaltete grenzüberschreitende Gehaltszahlungen und passte sich an Währungsschwankungen und internationale Steuergesetze an.

Diese Lösung bewältigte komplexe Herausforderungen und optimierte die Prozesse erheblich, wodurch sowohl Genauigkeit als auch Effizienz gesteigert wurden.

Das Ergebnis des Projekts

  • Perfekte Compliance-Genauigkeit: Die Genauigkeit der Gehaltsabrechnungskompatibilität erreichte 100 %, wodurch jährliche Steuerstrafen im vierstelligen Bereich eliminiert wurden.
  • Reduzierung von Abstimmungsfehlern: Fehler bei der Abstimmung gingen um 85 % zurück, was pünktliche Gehaltszahlungen sicherstellte.
  • Bedeutende Kosteneinsparungen: Durch optimierte Budgetierung und Compliance wurden über einen Zeitraum von 10 Jahren Einsparungen im sechsstelligen Bereich erzielt.

Ein beachtlicher Erfolg, der die Effizienz stärkt und langfristige finanzielle Vorteile für das Unternehmen sicherstellt!

Final Impact Across All Projects

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  1. Payroll Processing Time Reduction: 50-90% across industries.
  2. Error & Fraud Prevention: Up to six figures savings per company over 10 years.
  3. HR & Payroll Workload Reduction: 60-80% freed up for strategic work.
  4. AI Scalability: Adapts to fluctuating employee volumes and compliance needs.

Each of these case studies highlights unique AI-driven payroll transformation strategies, proving how Payroll Robot AI delivers substantial, long-term value across diverse industries

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